แนวทางสำหรับธุรกิจบริการ · โดยทีม Lunabu

จัดตารางห้องและพนักงานอย่างไร เมื่อหนึ่งบริการต้องพร้อมทั้งสองอย่าง

วางตารางสำหรับร้านนวด สปา สตูดิโอ และห้องเรียน โดยแยกเวลาว่างของพื้นที่ ทักษะของผู้ให้บริการ และตารางทำงานให้ชัด

ห้องว่าง ไม่ได้แปลว่ารับบริการได้เสมอ

สมมติร้านมีห้องสองห้องและผู้ให้บริการสองคน แต่บริการหนึ่งชั่วโมงทำได้เพียงคนเดียว แม้ห้องที่สองจะว่าง ร้านก็ยังรับงานชนกับเวลาของคนนั้นไม่ได้ ตัวอย่างนี้เป็นสถานการณ์สมมติเพื่ออธิบายการจัดตาราง สิ่งที่ต้องตรวจจึงมีทั้งพื้นที่ คนที่ทำบริการได้ และช่วงเวลาที่คนนั้นทำงาน การดูเพียงปฏิทินห้องหรือจำนวนพนักงานรวมอาจไม่พอ

แยกสิทธิ์เข้าระบบออกจากหน้าที่ให้บริการ

คนที่ใช้หน้าจอจัดการร้านอาจเป็นเจ้าของ ผู้จัดการ หรือแคชเชียร์ ส่วนคนให้บริการอาจมีเพียงหน้าดูงานของตนเอง บางคนมีทั้งสองหน้าที่ แต่ไม่ควรถือว่ามีสิทธิ์เข้า Dashboard แล้วจะกลายเป็นผู้ให้บริการโดยอัตโนมัติ ในทางกลับกัน การเพิ่มรายชื่อผู้ให้บริการก็ไม่ควรหมายถึงให้สิทธิ์ดูข้อมูลบริหารร้านทั้งหมด ตั้งค่าหน้าที่แต่ละส่วนตามงานที่ต้องทำจริง

ผูกบริการกับพื้นที่และคนที่เหมาะสม

สำหรับแต่ละบริการ ให้ระบุระยะเวลา พื้นที่ที่ใช้ได้ และรายชื่อคนที่ให้บริการได้ เช่น ห้องที่มีอุปกรณ์เฉพาะ หรือครูที่สอนเครื่องดนตรีชนิดนั้น ตรวจความพร้อมของแต่ละคนด้วย ไม่ใช้จำนวนพนักงานทั้งหมดของร้านแทนจำนวนคนที่รับงานนั้นได้ ถ้าร้านมีบริการที่ไม่ต้องเลือกพนักงาน ควรแยกเงื่อนไขออกจากบริการที่ต้องมีผู้รับผิดชอบ

ตารางทำงานกับรายการนัดหมายเป็นคนละชั้น

ตารางทำงานบอกว่าพนักงานพร้อมทำงานวันไหนและเวลาใด ส่วนรายการนัดหมายบอกว่าเวลานั้นถูกจองให้ลูกค้าแล้วหรือยัง ร้านจึงควรทบทวนวันหยุดและตารางงานก่อนเปิดรับนัดล่วงหน้า เมื่อพนักงานเปลี่ยนกะ ต้องตรวจนัดที่มีอยู่ด้วย ไม่ควรสมมติว่าการแก้ตารางงานได้แจ้งลูกค้าหรือย้ายรายการเดิมให้เรียบร้อยแล้ว

ต่อเวลาโดยดูผลต่อคิวถัดไป

ก่อนต่อบริการ ให้ตรวจทั้งพื้นที่และผู้ให้บริการตามเงื่อนไขของรายการ รวมถึงราคาเพิ่มและเวลานัดถัดไป ใน Lunabu การต่อเวลาที่บันทึกสำเร็จจะมีรายการช่วงต่อเวลาที่เชื่อมกับรายการต้นทาง ร้านจึงต้องตรวจช่วงเวลาที่เพิ่ม ยอดที่ต้องรับ และสถานะชำระของรายการนั้นด้วย หากระบบแจ้งว่ามีคิวต่อแล้ว ให้เลือกทางออกที่ทำได้จริงกับลูกค้า ไม่บันทึกเวลาซ้อนเพื่อให้จบขั้นตอน

ให้พนักงานเห็นเฉพาะงานที่เกี่ยวข้อง

บัญชีที่เชื่อมกับข้อมูลพนักงานและเปิดสิทธิ์ใช้งานไว้ สามารถเข้าดูงานของตนเองตามสิทธิ์ที่ร้านกำหนด เมื่อพนักงานเลิกทำงานกับร้าน การตัดการเชื่อมบัญชีควรหยุดการเข้าถึงงานผ่านบัญชีนั้น แต่เก็บประวัติงานเดิมไว้ให้ร้านตรวจสอบ การอนุญาตให้เริ่ม OT เองเป็นการตั้งค่าอีกส่วน: ปิดสิทธิ์เริ่ม OT ไม่ได้แปลว่าปิดการดูตารางงานทั้งหมด

ทบทวนตารางก่อนเริ่มกะ

ให้ทีมตรวจนัดที่กำลังจะมาถึง การเปลี่ยนเวลา ห้องที่ใช้งานไม่ได้ และคนที่ต้องรับช่วงงาน หากพบข้อจำกัดให้แก้รายการและสื่อสารกับผู้เกี่ยวข้องก่อนลูกค้ามาถึง เริ่มใช้กระบวนการนี้กับหนึ่งบริการก่อน แล้วค่อยขยายไปทั้งร้าน จะช่วยให้เห็นว่าข้อมูลใดต้องเพิ่มหรือขั้นตอนไหนยังต้องปรับให้ตรงกับทีม